En cumplimiento con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables en México, ponemos a tu disposición el presente Aviso de Privacidad.
Este Aviso de Privacidad explica qué datos personales podemos recabar, para qué finalidades los usamos, cómo los protegemos, con quién podemos compartirlos y cómo puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
1. Identidad y domicilio del responsable
FlashFill, plataforma digital disponible en https://flashfill.app, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba para la prestación de sus servicios de automatización documental.
Para efectos de contacto relacionado con privacidad y datos personales, puedes escribirnos a: contacto@flashfill.app.
En caso de que FlashFill opere bajo una razón social o persona física específica, deberás sustituir esta sección por el nombre legal completo, domicilio en México y correo de privacidad correspondiente.
2. Datos personales que podemos recabar
Para prestar nuestros servicios, podemos recabar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono u otros datos que el usuario proporcione voluntariamente.
- Datos de cuenta: correo de registro, contraseña cifrada o gestionada por proveedor de autenticación, estado de verificación, configuraciones de seguridad y autenticación en dos pasos.
- Datos de suscripción y pagos: plan contratado, estado de suscripción, identificadores de cliente o suscripción generados por proveedores de pago como Stripe, historial de pagos, cancelaciones y renovaciones.
- Datos fiscales o de facturación: RFC, razón social, domicilio fiscal, régimen fiscal, uso de CFDI u otros datos que el usuario proporcione para fines de facturación, cuando aplique.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, fecha y hora de acceso, eventos de seguridad, logs de uso, errores técnicos y datos necesarios para operar y proteger la plataforma.
- Datos de archivos cargados: información contenida en plantillas Word, bases Excel y documentos generados por el usuario, incluyendo nombres, CURP, RFC, correos, datos laborales, cursos, fechas, empresas u otros datos que el propio usuario incluya en sus archivos.
- Datos de soporte: mensajes, solicitudes, correos, reportes de errores o comunicaciones enviadas por el usuario a nuestros canales de atención.
3. Datos personales sensibles
FlashFill no solicita de forma directa datos personales sensibles. Sin embargo, el usuario podría cargar voluntariamente archivos que contengan datos sensibles o información de terceros.
En caso de cargar datos sensibles o información personal de terceros, el usuario declara contar con las autorizaciones necesarias y asume la responsabilidad sobre el tratamiento, legitimidad, contenido y uso de dicha información.
4. Finalidades primarias del tratamiento
Utilizamos tus datos personales para finalidades necesarias relacionadas con la prestación del servicio:
- Crear, administrar y proteger tu cuenta de usuario.
- Verificar tu correo electrónico y gestionar el acceso a la plataforma.
- Procesar tus archivos Word y Excel para generar documentos PDF personalizados.
- Controlar límites de uso, créditos, planes y generación de documentos.
- Gestionar pagos, suscripciones, renovaciones, cancelaciones y cambios de plan.
- Enviar confirmaciones, avisos de plan, pagos, cancelaciones, seguridad o soporte.
- Brindar soporte técnico y atender solicitudes del usuario.
- Detectar, prevenir y atender errores técnicos, abuso, fraude, spam, accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales, fiscales, administrativas o requerimientos de autoridad competente.
5. Finalidades secundarias
También podemos utilizar ciertos datos para finalidades no indispensables, tales como:
- Enviar comunicaciones comerciales, novedades, mejoras, tutoriales o promociones de FlashFill.
- Analizar el uso de la plataforma para mejorar la experiencia del usuario.
- Realizar medición de campañas, analítica web y optimización de anuncios.
- Elaborar estadísticas agregadas o anónimas sobre uso, rendimiento y funcionalidad.
Si no deseas que tus datos sean tratados para finalidades secundarias, puedes solicitarlo escribiendo a: contacto@flashfill.app.
6. Archivos Word, Excel y documentos generados
Los archivos que el usuario carga a FlashFill se utilizan para ejecutar el proceso solicitado de generación de documentos. Esto puede incluir plantillas Word, bases Excel, datos de participantes, clientes, empleados, empresas, cursos, fechas, folios, RFC, CURP y cualquier otra información contenida por el usuario en sus archivos.
FlashFill puede aplicar validaciones de extensión, formato, estructura, tamaño y seguridad para prevenir abuso o riesgos técnicos. Los archivos incompatibles, dañados, sospechosos o no permitidos podrán ser rechazados.
Los archivos temporales y resultados generados podrán conservarse únicamente durante el tiempo necesario para procesar la solicitud, permitir la descarga, atender soporte o cumplir obligaciones técnicas y de seguridad. Posteriormente, podrán eliminarse conforme a las políticas internas de conservación de la plataforma.
7. Transferencias de datos personales
Podemos compartir datos personales únicamente cuando sea necesario para operar la plataforma, cumplir obligaciones legales o prestar servicios contratados por el usuario.
Podemos compartir información con:
- Proveedores de infraestructura, hosting, base de datos y autenticación, para alojar, proteger y operar la plataforma.
- Procesadores de pago como Stripe, para gestionar cobros, suscripciones, renovaciones, cancelaciones y comprobantes relacionados.
- Proveedores de correo transaccional como Resend u otros similares, para enviar mensajes de cuenta, seguridad, pagos, recuperación de contraseña o soporte.
- Herramientas de analítica y publicidad como Google Analytics, Google Tag Manager o Google Ads, para medición de tráfico, eventos y campañas.
- Autoridades competentes, cuando exista obligación legal, requerimiento válido o necesidad de proteger derechos, seguridad o intereses legítimos.
Cuando sea aplicable, dichas comunicaciones se realizarán bajo medidas razonables de seguridad y únicamente para las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad.
8. Encargados del tratamiento
Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar datos personales por cuenta de FlashFill como encargados del tratamiento. Estos proveedores solo deberán tratar la información conforme a las instrucciones, finalidades y medidas de seguridad aplicables al servicio contratado.
9. Cookies, analítica y tecnologías similares
FlashFill puede utilizar cookies, identificadores, etiquetas, píxeles o tecnologías similares para operar el sitio, recordar preferencias, mantener sesiones, mejorar seguridad, medir tráfico y analizar el rendimiento de campañas.
Entre estas herramientas pueden encontrarse Google Tag Manager, Google Analytics u otras soluciones de medición. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.
10. Seguridad de la información
FlashFill implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales y archivos procesados. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, validación de archivos, conexiones seguras, políticas de seguridad, monitoreo, registros técnicos y medidas antiabuso.
No obstante, ningún sistema digital puede garantizar seguridad absoluta. El usuario también debe proteger sus credenciales, activar medidas de seguridad disponibles y evitar cargar archivos que no esté autorizado a tratar.
11. Conservación de datos
Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en este Aviso, prestar el servicio, mantener la cuenta, atender soporte, cumplir obligaciones legales, resolver controversias, prevenir abuso o mantener registros administrativos y de seguridad.
Los archivos temporales cargados para procesamiento y los documentos generados podrán conservarse por periodos limitados y eliminarse posteriormente conforme a los procesos técnicos de la plataforma.
12. Derechos ARCO
El usuario tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos cuando sean inexactos o incompletos, cancelarlos cuando considere que no se requieren para las finalidades señaladas, u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.
Para ejercer tus derechos ARCO, puedes enviar una solicitud al correo: contacto@flashfill.app.
Tu solicitud deberá incluir:
- Nombre completo del titular.
- Correo asociado a la cuenta de FlashFill.
- Derecho que deseas ejercer: acceso, rectificación, cancelación u oposición.
- Descripción clara de la solicitud.
- Documento o información que permita acreditar tu identidad, cuando sea necesario.
- Medio para comunicarte la respuesta.
13. Revocación del consentimiento y limitación de uso
Puedes revocar tu consentimiento para el tratamiento de tus datos personales o limitar su uso y divulgación escribiendo a contacto@flashfill.app. La revocación puede afectar el acceso o uso de ciertas funciones de la plataforma cuando los datos sean necesarios para prestar el servicio.
14. Datos personales de terceros
Si el usuario carga datos personales de terceros en archivos Word, Excel o documentos generados, declara contar con autorización suficiente para tratarlos y cargarlos en FlashFill.
El usuario será responsable frente a dichos terceros por la información, finalidad, legitimidad y uso de los datos que cargue en la plataforma.
15. Menores de edad
FlashFill no está dirigido a menores de edad. Si detectamos que se ha creado una cuenta o cargado información de un menor sin autorización correspondiente, podremos eliminar o limitar dicha información conforme a la legislación aplicable.
16. Cambios al Aviso de Privacidad
FlashFill podrá modificar este Aviso de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, comerciales o de seguridad. La versión vigente estará disponible en esta misma página.
Cuando los cambios sean relevantes, podremos notificarlos por correo electrónico, dentro de la plataforma o mediante aviso visible en el sitio web.
17. Contacto de privacidad
Para dudas, solicitudes o comentarios relacionados con este Aviso de Privacidad, puedes contactarnos en:
Correo: contacto@flashfill.app
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